Este documento describe durante cuánto tiempo conserva Stilops qué datos y cómo se hace cumplir dicho plazo. Cuando un plazo no se aplica automáticamente, así se indica expresamente: un plazo que figura sobre el papel pero que el software desconoce no es un plazo.
Lo que establece el propio cliente
| Datos | Plazo | Dónde se aplica |
|---|---|---|
| Ejecuciones de agentes (propuestas, ejecuciones de prueba, transcripciones, costes) y conversaciones de chat de su organización | El plazo de conservación indicado en la página de Configuración de su organización, como mínimo 183 días. Se rechaza un valor inferior. Un valor inferior guardado anteriormente cuenta como 183 en la depuración. | Tarea diaria de depuración; el límite mínimo de 183 días está en el código, no en un ajuste |
Por qué 183 días como mínimo: el Reglamento de IA de la UE (EU AI Act) exige para los sistemas de alto riesgo la conservación de los registros durante al menos seis meses (art. 19). Stilops es de riesgo limitado, pero aplica igualmente ese límite mínimo: el registro de auditoría es el núcleo del producto.
Lo que Stilops conserva de forma fija
| Datos | Plazo | Motivo | Dónde |
|---|---|---|---|
| Transcripciones de conversaciones que el programa de IA conserva en el servidor para poder continuar una conversación (además de los datos de tareas y de chat de su organización) | 30 días desde la última actividad; en la demostración sin cuenta no se conservan | Poder continuar una conversación | El propio programa de IA las depura |
| Demostración sin cuenta: la organización temporal por visitante, con todo lo que el visitante escribió, la sesión y los archivos | 1 hora (como máximo 15 minutos más tarde si en ese momento aún había una tarea en curso) | Probar sin cuenta; después ya no hay motivo | Tarea de depuración que se ejecuta cada minuto, también durante una parada de emergencia |
| Recuento anónimo de visitantes del sitio web (por día: ruta, dominio de referencia, cantidad; sin datos personales) | 400 días | Ver qué canales aportan visitantes | Se depura al guardar el recuento |
| Una ejecución de prueba programada a través de stilops.com (nombre, dirección de correo electrónico, oficina, observación, hora) | 1 año después de la cita | Cumplir la cita y poder consultar posteriormente quién realizó una ejecución de prueba | Depurado diariamente por la herramienta de planificación |
| Origen al registrarse (elección opcional «¿Cómo conoce Stilops?» y etiquetas UTM) | Mientras exista la organización | Saber qué canales aportan clientes (interés legítimo, declaración de privacidad 1.4) | Desaparece con el registro de la organización (conservación tras la baja, o una solicitud de supresión) |
| Aceptación de las condiciones y de la declaración de privacidad (versión, idioma, hora, texto + hash) | Mientras exista la organización. También permanecen una vez eliminada la organización: todavía no existe eliminación automática ni plazo para ello; se ha propuesto un plazo y está pendiente de decisión | Prueba de lo acordado | Registrado en modo de solo adición (append-only) en el momento del registro; tras la eliminación de la organización el registro permanece con una instantánea del correo electrónico |
| Aceptación de los descargos de responsabilidad de los agentes | Ídem: todavía no existe eliminación automática tras la eliminación de la organización | Prueba (AI Act art. 50, contrato) | Registrado en modo de solo adición (append-only) al contratar un agente |
| Acciones de los usuarios de la organización (quién aprobó qué) | Mientras exista la organización | Trazabilidad | Registro de acciones de la organización en modo de solo adición (append-only); desaparece con la organización |
| Acciones de los administradores (registro de administradores, con dirección de correo electrónico y nombre de la organización como instantánea) | Todavía no existe eliminación automática: el registro permanece también tras la eliminación de la organización; se ha propuesto un plazo y está pendiente de decisión | Trazabilidad | Registro de administradores en modo de solo adición (append-only) |
| Facturas y el registro financiero | Como mínimo siete años tras el cierre del ejercicio (obligación legal de conservación, art. 52 AWR). Después, una factura todavía no se elimina ni se anonimiza automáticamente (el nombre, la dirección y el número de IVA del cliente permanecen); esto se ha propuesto y está pendiente de decisión | Fiscal | Archivo fiscal anual por ejercicio (resúmenes, facturas en PDF y un manifiesto con cifras de control), guardado automáticamente en el servidor y, en cuanto se establezca ese enlace, en el OneDrive del propietario. El archivo nunca se elimina automáticamente, ni siquiera después de siete años. Una factura definitiva no se modifica nunca más |
| Exportación firmada de registros (una instantánea diaria del registro de auditoría de solo adición, con cadena de hash y firma digital; textos sensibles solo como hash) | Diez años (plazo de prescripción de la responsabilidad por productos defectuosos, Directiva 2024/2853 art. 17) | Prueba de que el registro de auditoría no se ha modificado a posteriori; la propia base de datos se depura tras 183 días | Carpeta protegida en el mismo servidor, fuera de la aplicación, que solo puede leer y verificar la exportación (semanalmente), no modificarla. Salvedad: actualmente existe una sola copia. Una reconstrucción del servidor borra la carpeta y la clave; la segunda copia en otro lugar aún no está configurada (véase el documento Exportación de registros, «Lo que no es») |
| Datos de la organización tras la baja | Hasta que haya transcurrido el plazo de conservación propio de la organización; después se elimina la organización | Derecho al olvido frente a la obligación de prueba | La misma tarea diaria de depuración, que incluye las cargas y entregas de la organización |
Lo que es interno y más corto
| Datos | Plazo | Dónde |
|---|---|---|
| Correo en los buzones de los agentes internos de Stilops | Configurado por buzón, por defecto 90 días; el correo más antiguo ya procesado se archiva | Ajuste por buzón; archivado automático |
| Intentos para el límite de velocidad (inicio de sesión, formularios) | Corto; la tabla se depura periódicamente | Tarea periódica de depuración |
| Registros del sistema (eventos operativos; sin contenido de clientes, pero con identificadores de organización) | 365 días, configurable, nunca inferior a 183 días. La exportación firmada de registros mencionada arriba conserva los mensajes durante diez años | Tarea diaria de depuración; cada ronda deja una línea de registro, incluso cuando se han eliminado cero |
Lo que no tiene plazo en días
- Copias de seguridad en el propio servidor: rotación según la configuración de copias de seguridad de Stilops: un número limitado de copias completas e intermedias (y un presupuesto de bytes), en la que caduca primero la más antigua y siempre permanece un mínimo de puntos de restauración.
- Copias de seguridad externas (almacenamiento de objetos, OneDrive): no se depuran automáticamente. Permanecen hasta que el propietario las elimine manualmente. Todavía no existe un plazo; este es una decisión abierta del propietario.
- El archivo fiscal (local y, si está enlazado, OneDrive): como mínimo siete años, después sin eliminación automática; un plazo es una decisión abierta del propietario.
- Una copia de seguridad puede contener datos que ya han sido depurados de la base de datos activa; se almacenan cifrados. No existe una vía específica de «eliminar también de las copias de seguridad». Una solicitud de supresión se ejecuta en la base de datos activa y desaparece de las copias de seguridad locales por rotación, pero de las copias externas solo cuando el propietario las elimine.
Solicitudes de los interesados
Puede descargar sus datos (RGPD arts. 15 y 20) usted mismo en el portal, en Configuración → Cuenta → Sus datos: un archivo JSON con su cuenta, aceptaciones, tickets y, para un propietario, los datos de la organización. También puede presentar allí una solicitud de supresión (art. 17), o por correo electrónico a [email protected]. Stilops la tramita en el plazo de un mes y registra cada solicitud con la fecha de recepción, la forma en que se ha verificado su identidad y el resultado.
Lo que se elimina: el perfil de la organización, usuarios, agentes, ejecuciones, conversaciones, integraciones, conocimiento y tickets, junto con los archivos de la organización (cargas y entregas). Lo que permanece: las aceptaciones, las facturas y el registro de administradores (con instantánea del correo electrónico), hasta su propio plazo indicado arriba, porque tienen una base legal o probatoria. También el registro de cliente en Stripe permanece hasta que un administrador lo elimine manualmente; esto no ocurre automáticamente. La propia solicitud permanece en el registro de solicitudes como prueba de que se ha ejecutado.