Le présent document décrit combien de temps Stilops conserve quelles données, et comment cette conservation est appliquée. Lorsqu'une durée n'est pas appliquée automatiquement, cela est indiqué — une durée sur papier que le logiciel ne connaît pas n'est pas une durée.
Ce que le client paramètre lui-même
| Données | Durée | Où elle est appliquée |
|---|---|---|
| Exécutions d'agents (propositions, exécutions de test, transcriptions, coûts) et conversations de chat de votre organisation | La durée de conservation figurant sur la page Paramètres de votre organisation, au minimum 183 jours. Une valeur inférieure est refusée. Une valeur inférieure enregistrée antérieurement est comptée comme 183 lors du nettoyage. | Tâche de nettoyage quotidienne ; la limite inférieure de 183 jours figure dans le code, et non dans un paramètre |
Pourquoi 183 jours au minimum : l'AI Act de l'UE exige, pour les systèmes à haut risque, une conservation des journaux d'au moins six mois (art. 19). Stilops relève de la catégorie à risque limité, mais applique néanmoins cette limite inférieure — la piste d'audit est au cœur du produit.
Ce que Stilops conserve de manière fixe
| Données | Durée | Motif | Où |
|---|---|---|---|
| Transcriptions de conversations que le programme d'IA conserve sur le serveur afin de pouvoir poursuivre une conversation (en plus des données de tâches et de chat de votre organisation) | 30 jours après la dernière activité ; dans la démo sans compte, elles ne sont pas conservées | Pouvoir poursuivre une conversation | Le programme d'IA les nettoie lui-même |
| Démo sans compte : l'organisation temporaire par visiteur, avec tout ce que le visiteur a saisi, la session et les fichiers | 1 heure (au plus 15 minutes plus tard si une tâche était alors encore en cours) | Essayer sans compte ; ensuite, il n'y a plus de raison de conserver | Tâche de nettoyage exécutée chaque minute, y compris pendant un arrêt d'urgence |
| Comptage anonyme des visiteurs du site web (par jour : chemin, domaine référent, nombre ; aucune donnée à caractère personnel) | 400 jours | Voir quels canaux amènent des visiteurs | Nettoyé lors de l'enregistrement du comptage |
| Une exécution de test planifiée via stilops.com (nom, adresse e-mail, bureau, remarque, horaire) | 1 an après le rendez-vous | Honorer le rendez-vous et pouvoir retrouver qui a effectué une exécution de test | Nettoyé quotidiennement par l'outil de planification |
| Origine lors de l'inscription (choix facultatif « Comment connaissez-vous Stilops ? » et étiquettes UTM) | Tant que l'organisation existe | Savoir quels canaux amènent des clients (intérêt légitime, déclaration de confidentialité 1.4) | Disparaît avec la ligne de l'organisation (conservation après résiliation, ou demande de suppression) |
| Acceptation des conditions et de la déclaration de confidentialité (version, langue, horaire, texte + hash) | Tant que l'organisation existe. Elles subsistent également après la suppression de l'organisation : il n'existe pas encore de suppression automatique ni de durée à cet effet ; une durée a été proposée et attend une décision | Preuve de ce que vous avez convenu | Enregistré en mode append-only lors de l'inscription ; après la suppression de l'organisation, la ligne subsiste avec un instantané de l'adresse e-mail |
| Acceptation des avertissements (disclaimers) des agents | Idem : pas encore de suppression automatique après la suppression de l'organisation | Preuve (AI Act art. 50, contrat) | Enregistré en mode append-only lors de l'engagement d'un agent |
| Actions des utilisateurs de l'organisation (qui a approuvé quoi) | Tant que l'organisation existe | Traçabilité | Journal des actions de l'organisation en mode append-only ; disparaît avec l'organisation |
| Actions des administrateurs (journal des administrateurs, avec adresse e-mail et nom de l'organisation sous forme d'instantané) | Pas encore de suppression automatique : le journal subsiste également après la suppression de l'organisation ; une durée a été proposée et attend une décision | Traçabilité | Journal des administrateurs en mode append-only |
| Factures et journal financier | Au minimum sept ans après la fin de l'exercice comptable (obligation légale de conservation, art. 52 AWR). Ensuite, une facture n'est pas encore supprimée ni anonymisée automatiquement (le nom, l'adresse et le numéro de TVA du client subsistent alors) ; cela a été proposé et attend une décision | Fiscal | Archive fiscale annuelle par exercice comptable (états récapitulatifs, factures en PDF et un manifeste avec des totaux de contrôle), enregistrée automatiquement sur le serveur et, dès que cette liaison sera établie, sur le OneDrive du propriétaire. L'archive n'est jamais supprimée automatiquement, pas même après sept ans. Une facture définitive n'est plus jamais modifiée |
| Export de journaux signé (par jour, un instantané de la piste d'audit append-only, avec chaîne de hachage et signature numérique ; textes sensibles uniquement sous forme de hash) | Dix ans (délai de prescription de la responsabilité du fait des produits, directive 2024/2853 art. 17) | Preuve que la piste d'audit n'a pas été modifiée a posteriori ; la base de données elle-même est nettoyée après 183 jours | Dossier protégé sur le même serveur, en dehors de l'application, qui ne peut que lire et vérifier l'export (chaque semaine), et non le modifier. Réserve : il n'existe actuellement qu'une seule copie. Une reconstruction du serveur efface le dossier et la clé ; la seconde copie à un autre emplacement n'est pas encore mise en place (voir le document Export de journaux, « Ce que ce n'est pas ») |
| Données de l'organisation après résiliation | Jusqu'à l'expiration de la durée de conservation propre à l'organisation ; ensuite, l'organisation est supprimée | Droit à l'effacement face à l'obligation de preuve | Même tâche de nettoyage quotidienne, qui inclut les téléversements et les livrables de l'organisation |
Ce qui est interne et plus court
| Données | Durée | Où |
|---|---|---|
| Courriels dans les boîtes aux lettres des agents internes de Stilops | Paramétrée par boîte aux lettres, 90 jours par défaut ; les courriels plus anciens, déjà traités, sont archivés | Paramètre par boîte aux lettres ; archivage automatique |
| Tentatives pour la limite de débit (connexion, formulaires) | Courte ; la table est nettoyée périodiquement | Tâche de nettoyage périodique |
| Journaux système (événements opérationnels ; aucun contenu client, mais des identifiants d'organisation) | 365 jours, paramétrable, jamais inférieure à 183 jours. L'export de journaux signé ci-dessus conserve les messages pendant dix ans | Tâche de nettoyage quotidienne ; chaque passage laisse une ligne de journal, même lorsque zéro élément a été supprimé |
Ce qui n'a pas de durée en jours
- Sauvegardes sur le serveur même : rotation selon le paramétrage de sauvegarde de Stilops : un nombre limité de copies complètes et intermédiaires (et un budget en octets), les plus anciennes expirant en premier et un minimum de points de restauration étant toujours conservé.
- Sauvegardes hors site (stockage d'objets, OneDrive) : elles ne sont pas nettoyées automatiquement. Elles subsistent jusqu'à ce que le propriétaire les supprime manuellement. Il n'existe pas encore de durée à cet effet ; celle-ci est un choix ouvert du propriétaire.
- L'archive fiscale (locale et, si la liaison est établie, OneDrive) : au minimum sept ans, ensuite pas de suppression automatique ; une durée est un choix ouvert du propriétaire.
- Une sauvegarde peut contenir des données qui ont déjà été nettoyées dans la base de données active ; elles sont stockées sous forme chiffrée. Il n'existe pas de procédure distincte « supprimer également des sauvegardes ». Une demande de suppression est exécutée dans la base de données active et disparaît des sauvegardes locales par rotation, mais des copies hors site seulement lorsque le propriétaire les supprime.
Demandes des personnes concernées
Vous téléchargez vous-même vos données (RGPD art. 15 et 20) dans le portail, sous Paramètres → Compte → Vos données : un fichier JSON contenant votre compte, vos acceptations, vos tickets et, pour un propriétaire, les données de l'organisation. Vous y déposez également une demande de suppression (art. 17), ou par e-mail à [email protected]. Stilops la traite dans un délai d'un mois et consigne chaque demande avec la date de réception, la manière dont votre identité a été établie et le résultat.
Ce qui est supprimé : le profil de l'organisation, les utilisateurs, les agents, les exécutions, les conversations, les connexions, les connaissances et les tickets, avec les fichiers de l'organisation (téléversements et livrables). Ce qui subsiste : les acceptations, les factures et le journal des administrateurs (avec instantané de l'adresse e-mail), jusqu'à leur propre durée indiquée ci-dessus, car ils reposent sur un fondement légal ou probatoire. L'enregistrement du client chez Stripe subsiste également jusqu'à ce qu'un administrateur le supprime manuellement ; cela ne se fait pas automatiquement. La demande elle-même subsiste dans le registre des demandes comme preuve de son exécution.