Accord de traitement des données — modèle (Stilops en tant que sous-traitant)

6 et 7 : l'hébergement des e-mails est passé de MXroute (États-Unis) à Hetzner (UE)).

Statut et réserve. Ceci est le modèle standard que Stilops propose aux clients qui souhaitent conclure un accord de traitement des données (art. 28, paragraphe 3 du RGPD). Il a été rédigé par Stilops elle-même et n'a pas été examiné par un juriste ; un client peut proposer son propre modèle. Le modèle est honnête quant à ce que Stilops peut ou ne peut pas garantir — en particulier en ce qui concerne les sous-traitants ultérieurs (art. 6) et les transferts internationaux (art. 7). Un accord naît de la signature par les deux parties ; la publication de ce modèle ne constitue pas une offre acceptée par l'usage.

Parties

1. Responsable du traitement : [nom du client], établi à [adresse], KvK [numéro], ci-après le « Client ».
2. Sous-traitant : Stilops, établie à [adresse], KvK [numéro], ci-après « Stilops ».

Le présent accord de traitement des données fait partie des Conditions générales du portail clients de Stilops (version telle qu'enregistrée lors de l'inscription) et prévaut en cas de contradiction concernant le traitement de données à caractère personnel.

Art. 1 — Objet et durée

1. Stilops traite des données à caractère personnel exclusivement pour le compte du Client, aux fins de la fourniture du service : des agents d'IA qui font des propositions et, après approbation du Client, exécutent des tâches.
2. L'accord dure aussi longtemps que dure la prestation de services, plus la durée de conservation de l'art. 10.

Art. 2 — Nature, finalité, types de données et personnes concernées (Annexe 1)

Art. 3 — Instructions

1. Stilops ne traite les données que sur instruction documentée du Client. L'instruction se compose : des Conditions générales, du présent accord, et des missions que le Client donne dans le portail.
2. Toute exécution produisant un effet requiert dans le produit une approbation explicite du Client. Cette approbation vaut instruction pour cette seule opération.
3. Si Stilops estime qu'une instruction enfreint le RGPD, elle le signale et n'exécute pas l'instruction tant que le Client n'a pas pris de décision.
4. Base de connaissances collective (uniquement si le Client l'active). Lorsque le paramètre « Participer à la base de connaissances collective » est activé, il vaut instruction du Client de déduire, une fois par semaine, à partir des connaissances que ses agents ont acquises sur son organisation, des enseignements généraux non identifiables au Client ni à des personnes. Stilops examine chaque enseignement manuellement avant qu'il ne soit transmis aux agents d'autres clients, et n'y inclut ni données à caractère personnel, ni noms, ni adresses ou numéros. Un enseignement approuvé n'est plus une donnée à caractère personnel ; Stilops en est elle-même responsable. Le paramètre est désactivé par défaut et le Client peut le désactiver à tout moment ; ensuite plus rien n'est déduit. Les enseignements déjà approuvés subsistent, car ils ne sont pas identifiables au Client.

Art. 4 — Confidentialité

Les personnes ayant accès chez Stilops à des données à caractère personnel (au 2-9-2026 : le propriétaire) sont tenues à la confidentialité. L'accès des agents d'IA est limité aux données de l'organisation pour laquelle ils ont été engagés (séparation par organisation dans la couche de données, avec test de régression).

Art. 5 — Sécurité (art. 32 du RGPD) (Annexe 2)

Stilops met en œuvre au minimum :

• le chiffrement des secrets de connexion au repos (AES-256-GCM, clé distincte par environnement) et de toutes les connexions en transit (TLS) ;
• le hachage des mots de passe (scrypt), l'authentification à deux facteurs disponible par compte, des cookies de session http-only, des limites de fréquence sur les tentatives de connexion ;
• la séparation des tenants sur l'identifiant d'organisation, un sandbox par run pour les agents qui écrivent du code ;
• une piste d'audit en ajout seul (append-only) de chaque proposition, chaque test et chaque décision ;
• la détection de secrets à l'entrée, et un arrêt d'urgence qui interrompt toute activité des agents ;
• des sauvegardes chiffrées et périodiques avec une procédure de restauration documentée ; des durées de conservation conformes au document Durées de conservation du registre de conformité.

L'état actuel de chaque mesure figure dans le registre de conformité public (https://stilops.com/nalevingsregister/nl) ; le Client peut s'y référer comme preuve.

Art. 6 — Sous-traitants ultérieurs

1. Le Client donne une autorisation générale pour les sous-traitants ultérieurs figurant dans la liste à https://stilops.com/nalevingsregister/documenten/subverwerkers (Annexe 3). Cette liste indique, pour chaque partie, s'il existe un accord de traitement des données et où le traitement a lieu.
2. Stilops informe le Client au moins 30 jours avant tout nouveau sous-traitant ultérieur ou toute modification substantielle, par le portail ou par e-mail. Le Client peut, dans ce délai, formuler une objection motivée ; si les parties ne parviennent pas à un accord, le Client peut résilier sans préavis.
3. Stilops impose à ses sous-traitants ultérieurs les mêmes obligations que celles du présent accord, dans la mesure où le sous-traitant ultérieur le propose. Lorsque ce n'est pas le cas, la liste le mentionne.
4. Stripe a un rôle hybride, et non unique. En tant que sous-traitant ultérieur (le présent article), Stripe n'intervient que dans la mesure où elle exécute l'ordre de paiement pour le compte de Stilops (traitement des données de transaction, rattachement au client/à la facture). Pour la prévention de la fraude, la lutte contre le blanchiment et le KYC (AML/KYC) et les propres obligations légales de Stripe en tant qu'établissement de paiement, Stripe détermine elle-même les finalités et les moyens ; à cet égard, Stripe est responsable du traitement indépendant et ce traitement est exclu du présent accord. Le Client conclut le présent accord en connaissance de cette distinction.

Art. 7 — Transfert en dehors de l'EEE

1. L'hébergement et le stockage du service, ainsi que l'hébergement des e-mails de Stilops, ont lieu dans l'UE (Hetzner, Allemagne).
2. Le modèle de langage (Anthropic), le DNS/la protection du trafic (Cloudflare) et les paiements (Stripe) sont des sociétés américaines. Elles proposent les clauses contractuelles types de l'UE ; la liste des sous-traitants ultérieurs indique, pour chaque partie, si Stilops les a acceptées.

Art. 8 — Violations de données

Stilops notifie toute violation de données à caractère personnel du Client dans les meilleurs délais et s'efforce de la notifier dans les 24 heures suivant sa constatation, avec les informations prévues dans la Procédure relative aux incidents et aux violations de données §5 (pour les clients, dans le portail : https://portal.stilops.com/portal/naleving). Le Client décide de la notification à l'Autoriteit Persoonsgegevens et aux personnes concernées ; Stilops l'y aide.

Art. 9 — Assistance

Stilops assiste le Client, moyennant des frais raisonnables dans la mesure où le travail sort du cadre du service, pour les demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, portabilité : toutes les données d'une organisation peuvent être exportées et supprimées par organisation), pour une AIPD et pour la consultation préalable.

Art. 10 — Fin du traitement

À la fin du service, les données du Client sont supprimées à l'expiration de la durée de conservation fixée par le Client (minimum 183 jours), à l'exception de ce que Stilops est légalement tenue de conserver (factures, sept ans) et de la preuve des accords. Sur demande, Stilops fournit avant la suppression un export.

Art. 11 — Audit

1. Stilops met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations : le registre de conformité public, le présent modèle, les durées de conservation, la procédure relative aux incidents (dans le portail), et sur demande les lignes de journal pertinentes de la piste d'audit du Client.
2. Le Client peut, une fois par an, moyennant un préavis de 30 jours et à ses propres frais, faire réaliser un audit par un auditeur indépendant tenu à la confidentialité. Stilops peut substituer un rapport indépendant récent (par exemple ISAE 3402) dès qu'il existe — au 2-9-2026, il n'en existe pas.

Art. 12 — Responsabilité et dispositions finales

La responsabilité est régie par les Conditions générales. Le droit néerlandais est applicable ; les litiges sont portés devant le tribunal compétent de [arrondissement]. En cas de modification du RGPD ou du service, les parties adaptent le présent accord en concertation ; Stilops peut apporter une clarification sans préavis, une modification de fond reçoit un nouveau numéro de version et un préavis de 30 jours.

Annexe 1 — Aperçu des traitements : art. 2. Annexe 2 — Mesures de sécurité : art. 5 et le registre de conformité. Annexe 3 — Sous-traitants ultérieurs : la Liste des sous-traitants ultérieurs à https://stilops.com/nalevingsregister/documenten/subverwerkers.

Signature :