Incorporación de un nuevo empleado: ¿quién se encarga de que todo esté listo?

Jueves por la tarde, las cuatro y media. Mañana empieza Sanne en tu oficina, y sabes que el portátil está. Si tiene dirección de correo, qué carpetas puede ver y quién la recibirá a las nueve, no lo tienes claro. Lo vas a averiguar esta noche, entre los presupuestos y la cena.

Así es la incorporación en muchas empresas pequeñas. Nadie lo hace mal. Es solo que el trabajo no tiene dueño, porque se presenta unas pocas veces al año y nunca hay tiempo para dejarlo bien escrito.

Cómo se trabaja ahora

En una asesoría contable de ocho personas, un nuevo compañero rara vez es un gran proyecto. Son treinta cosas pequeñas. Una dirección de correo, acceso al programa de contabilidad, una explicación de cómo se nombran los expedientes, una presentación a los clientes habituales, una primera planificación semanal, un correo a todo el equipo. Quién se encarga de ellas depende de quién tenga menos trabajo esa semana.

Ves la misma lista en una constructora que contrata a un capataz, o en una inmobiliaria con un nuevo asistente. Instrucción de seguridad, ropa de trabajo, llaves, acceso al sistema de planificación. Los nombres cambian. La forma es la misma: una lista que está en la cabeza de alguien, un archivo de Word medio desfasado y un responsable que a las cinco aún tiene otras tres cosas que hacer.

Supón que esa preparación cuesta dos horas por cada nuevo empleado, repartidas a lo largo de la semana anterior. Si contratas a tres personas al año, son seis horas. Parece poco. La pérdida real está en los primeros días: alguien que espera una hora por una contraseña, un compañero que explica tres veces lo mismo, una nueva empleada que se pregunta si la esperaban.

Lo que un agente asume

El asistente de RR. HH. del catálogo redacta listas de incorporación y documentación de procesos de recursos humanos. Tú indicas el puesto, la fecha de inicio y lo que ya tienes: una lista antigua, un correo del año pasado, una nota en el reverso de un sobre. El agente convierte todo eso en una lista completa, día por día, con la indicación en cada paso de quién lo hace y para cuándo debe estar listo.

Además, escribe el correo de bienvenida para la nueva compañera y el anuncio para el equipo, con el tono que usáis vosotros. Si la oficina ya tiene documentación de procesos, extrae de ella lo que corresponde a este puesto. Si falta algo, por ejemplo quién entrega la llave, lo pone arriba como pregunta abierta en lugar de inventarlo.

Lo que el agente no hace: crear cuentas, conceder accesos ni enviar nada. Eso sigue en tus manos. El agente deja terminada la preparación, de modo que a ti solo te queda decidir.

Por qué apruebas un resultado

Aquí está la diferencia con un agente al que das una orden y después solo esperas que salga bien. En Stilops primero haces una prueba. Ves la lista tal como la recibirían Sanne y su jefa de equipo, el correo de bienvenida tal como saldría y la lista de preguntas que el agente aún tiene. Solo después apruebas.

Es una pregunta distinta de: ¿te parece bien este plan? Una intención la lees con buena voluntad. Ves «preparar lista» y piensas que estará bien. Un resultado lo lees con los ojos abiertos. Ves que el día tres está vacío, que el correo trata a Sanne de usted cuando vosotros os tuteáis, que se ha olvidado la presentación al cliente. Esos fallos los encuentras en un minuto, antes de que lleguen a nadie.

Aprobar sigue siendo también después tu momento. Eso hace al agente algo más lento que una conexión que lo envía todo automáticamente. Para una incorporación, donde un solo correo equivocado se queda grabado el primer día, es un intercambio razonable.

Lo que ahorras

El asistente de RR. HH. cuesta 179 euros al mes sin IVA e incluye 35 tareas al mes. Para una oficina que contrata a alguien tres veces al año, el precio no es, por tanto, el tema. La pregunta es qué haces con las horas. Se trata de las dos horas de preparación por contratación y, además, del trabajo que vuelve después: redactar una conversación de periodo de prueba, mantener el texto de una oferta de empleo, dejar por escrito cómo hacéis las cosas.

Esto último es lo que se va acumulando. Cada lista que apruebas es el punto de partida de la siguiente vez. Después de la tercera contratación, ya no tienes que acordarte de nada.

Cómo empezar

Toma al último empleado que contrataste y anota lo que hiciste la semana anterior. No hace falta que esté ordenado. Dalo como punto de partida y deja que la prueba te muestre lo que un agente hace con ello. Si la lista es correcta, la apruebas. Si falta algo, lo ves ahora, y no el viernes por la mañana a las nueve.