Onboarding neuer Mitarbeiter: Wer sorgt dafür, dass alles bereit ist?

Donnerstagnachmittag, halb fünf. Morgen beginnt Sanne in Ihrem Büro, und Sie wissen, dass der Laptop da ist. Ob sie eine E-Mail-Adresse hat, welche Ordner sie sehen darf und wer sie um neun Uhr empfängt, wissen Sie nicht sicher. Sie wollen das heute Abend klären, zwischen den Angeboten und dem Abendessen.

So läuft Onboarding in vielen kleinen Unternehmen. Niemand ist schlecht darin. Die Aufgabe hat nur keinen Besitzer, denn sie fällt ein paar Mal im Jahr an, und es ist nie Zeit, sie sauber aufzuschreiben.

Wie die Arbeit heute läuft

In einer Steuerkanzlei mit acht Personen ist ein neuer Kollege selten ein großes Projekt. Es sind dreißig kleine Dinge. Eine E-Mail-Adresse, Zugang zur Buchhaltungssoftware, eine Erklärung, wie Akten benannt werden, eine Vorstellung bei den Stammkunden, eine erste Wochenplanung, eine E-Mail an das ganze Team. Wer sie erledigt, hängt davon ab, wer in dieser Woche am wenigsten zu tun hat.

Dieselbe Liste sehen Sie bei einem Bauunternehmen, das einen Vorarbeiter einstellt, oder bei einem Maklerbüro mit einem neuen Assistenten. Sicherheitsunterweisung, Arbeitskleidung, Schlüssel, Zugang zum Planungssystem. Die Namen unterscheiden sich. Die Form ist gleich: eine Liste, die im Kopf von jemandem steckt, eine halb veraltete Word-Datei und ein Verantwortlicher, der um fünf Uhr noch drei andere Dinge zu tun hat.

Angenommen, diese Vorbereitung kostet pro neuem Mitarbeiter zwei Stunden, verteilt auf die Woche davor. Stellen Sie drei Personen pro Jahr ein, sind das sechs Stunden. Das scheint wenig. Der eigentliche Verlust liegt in den ersten Tagen: jemand, der eine Stunde auf ein Passwort wartet, ein Kollege, der dreimal dasselbe erklärt, eine neue Mitarbeiterin, die sich fragt, ob man sie erwartet hat.

Was ein Agent davon übernimmt

Der HR-Assistent im Katalog erstellt Onboarding-Checklisten und HR-Prozessdokumentation. Sie geben die Funktion, das Startdatum und das an, was Sie bereits haben: eine alte Checkliste, eine E-Mail vom letzten Jahr, eine Liste auf der Rückseite eines Umschlags. Der Agent macht daraus eine vollständige Checkliste, Tag für Tag, mit der Angabe bei jedem Schritt, wer ihn erledigt und bis wann er fertig sein muss.

Außerdem schreibt er die Willkommens-E-Mail an die neue Kollegin und die Ankündigung für das Team, in dem Ton, den Sie selbst verwenden. Hat das Büro bereits eine Prozessdokumentation, entnimmt er daraus, was für diese Funktion gilt. Fehlt etwas, zum Beispiel wer den Schlüssel ausgibt, setzt er das als offene Frage nach oben, statt es zu erfinden.

Was der Agent nicht tut: Konten anlegen, Zugang gewähren oder etwas versenden. Das bleibt bei Ihnen. Der Agent schließt die Vorbereitung ab, sodass Sie nur noch entscheiden müssen.

Warum Sie ein Ergebnis freigeben

Hier liegt der Unterschied zu einem Agenten, dem Sie einen Auftrag geben und dann nur hoffen. Bei Stilops starten Sie zuerst einen Testlauf. Sie sehen die Checkliste so, wie Sanne und ihre Teamleiterin sie erhalten würden, die Willkommens-E-Mail so, wie sie abgehen würde, und die Liste der Fragen, die der Agent noch hat. Erst danach geben Sie frei.

Das ist eine andere Frage als: Ist dieser Plan in Ordnung? Eine Absicht lesen Sie mit gutem Willen. Sie sehen „Checkliste erstellen“ und denken, dass es schon passt. Ein Ergebnis lesen Sie mit offenen Augen. Sie sehen, dass Tag drei leer ist, dass die E-Mail Sanne siezt, obwohl man sich bei Ihnen duzt, dass die Vorstellung beim Kunden vergessen wurde. Diese Fehler finden Sie in einer Minute, bevor sie jemanden erreichen.

Die Freigabe bleibt auch danach Ihr Moment. Das macht den Agenten etwas langsamer als eine Anbindung, die alles automatisch weiterreicht. Beim Onboarding, wo eine falsche E-Mail am ersten Tag haften bleibt, ist das ein fairer Tausch.

Was es bringt

Der HR-Assistent kostet 179 Euro pro Monat zuzüglich MwSt. und umfasst 35 Aufgaben pro Monat. Für ein Büro, das dreimal im Jahr jemanden einstellt, ist der Preis also nicht das Thema. Die Frage ist, was Sie mit den Stunden machen. Es geht um die zwei Stunden Vorbereitung pro Einstellung und außerdem um die Arbeit, die danach wiederkommt: ein Probezeitgespräch ausformulieren, einen Stellentext pflegen, aufschreiben, wie Sie die Dinge handhaben.

Letzteres ist es, was sich aufbaut. Jede Checkliste, die Sie freigeben, ist beim nächsten Mal der Ausgangspunkt. Nach der dritten Einstellung müssen Sie sich an nichts mehr erinnern.

So beginnen Sie

Nehmen Sie den letzten Mitarbeiter, den Sie eingestellt haben, und schreiben Sie auf, was Sie in der Woche davor getan haben. Es muss nichts ordentlich sein. Geben Sie das als Eingabe und lassen Sie den Testlauf zeigen, was ein Agent daraus macht. Stimmt die Checkliste, geben Sie sie frei. Fehlt etwas, sehen Sie es jetzt und nicht am Freitagmorgen um neun Uhr.