Intégration d'un nouveau collaborateur : qui veille à ce que tout soit prêt ?

Jeudi après-midi, seize heures trente. Demain, Sanne commence dans votre cabinet, et vous savez que l'ordinateur portable est là. Si elle a une adresse e-mail, quels dossiers elle peut consulter et qui l'accueillera à neuf heures, vous n'en êtes pas certain. Vous allez le régler ce soir, entre les devis et le dîner.

Voilà comment se passe l'intégration dans beaucoup de petites entreprises. Personne n'y est mauvais. Simplement, cette tâche n'a pas de responsable, car elle revient quelques fois par an et l'on n'a jamais le temps de la documenter correctement.

Comment le travail se déroule aujourd'hui

Dans un cabinet comptable de huit personnes, un nouveau collègue est rarement un grand projet. Ce sont trente petites choses. Une adresse e-mail, l'accès au logiciel de comptabilité, une explication sur la façon de nommer les dossiers, une présentation aux clients habituels, un premier planning de la semaine, un e-mail à toute l'équipe. Qui s'en occupe dépend de qui est le moins chargé cette semaine-là.

On retrouve la même liste dans une entreprise de construction qui recrute un chef d'équipe, ou dans une agence immobilière avec un nouvel assistant. Consignes de sécurité, vêtements de travail, clés, accès au système de planification. Les noms diffèrent. La forme est la même : une liste qui se trouve dans la tête de quelqu'un, un fichier Word à moitié obsolète, et un responsable qui a encore trois autres choses à faire à dix-sept heures.

Supposons que cette préparation coûte deux heures par nouveau collaborateur, réparties sur la semaine précédente. Si vous embauchez trois personnes par an, cela fait six heures. Cela paraît peu. La vraie perte se situe dans les premiers jours : quelqu'un qui attend une heure un mot de passe, un collègue qui explique trois fois la même chose, une nouvelle collaboratrice qui se demande si on l'attendait.

Ce qu'un agent prend en charge

L'assistant RH du catalogue rédige des checklists d'intégration et de la documentation de processus RH. Vous indiquez la fonction, la date de début et ce que vous avez déjà : une ancienne checklist, un e-mail de l'an dernier, une liste griffonnée au dos d'une enveloppe. L'agent en fait une checklist complète, jour par jour, en précisant pour chaque étape qui s'en charge et pour quand elle doit être terminée.

Il rédige aussi l'e-mail de bienvenue à la nouvelle collègue et l'annonce destinée à l'équipe, sur le ton que vous utilisez vous-mêmes. Si le cabinet dispose déjà d'une documentation de processus, il en extrait ce qui concerne cette fonction. S'il manque quelque chose, par exemple qui remet la clé, il le place en tête comme question ouverte plutôt que de l'inventer.

Ce que l'agent ne fait pas : créer des comptes, accorder des accès ou envoyer quoi que ce soit. Cela reste de votre ressort. L'agent termine la préparation, de sorte qu'il ne vous reste plus qu'à décider.

Pourquoi vous approuvez un résultat

C'est ici que se situe la différence avec un agent à qui l'on confie une mission avant de simplement espérer. Chez Stilops, vous lancez d'abord un test. Vous voyez la checklist telle que Sanne et sa responsable d'équipe la recevraient, l'e-mail de bienvenue tel qu'il partirait, et la liste des questions que l'agent se pose encore. Ce n'est qu'ensuite que vous approuvez.

C'est une autre question que : ce plan vous convient-il ? Une intention, vous la lisez avec bienveillance. Vous voyez « établir la checklist » et vous pensez que ce sera bien. Un résultat, vous le lisez les yeux ouverts. Vous constatez que le troisième jour est vide, que l'e-mail vouvoie Sanne alors que chez vous on se tutoie, que la présentation au client a été oubliée. Ces erreurs, vous les repérez en une minute, avant qu'elles n'atteignent quiconque.

L'approbation reste aussi votre moment par la suite. Cela rend l'agent un peu plus lent qu'une intégration qui transmet tout automatiquement. Pour l'intégration d'un collaborateur, où un seul mauvais e-mail marque le premier jour, c'est un échange raisonnable.

Ce que cela vous fait gagner

L'assistant RH coûte 179 euros par mois hors TVA et comprend 35 tâches par mois. Pour un cabinet qui recrute trois fois par an, le sujet n'est donc pas le prix. La question est ce que vous faites des heures gagnées. Il s'agit des deux heures de préparation par embauche, mais aussi du travail qui revient ensuite : rédiger un entretien de période d'essai, tenir à jour une offre d'emploi, mettre par écrit votre façon de faire.

C'est ce dernier point qui s'accumule. Chaque checklist que vous approuvez devient le point de départ de la suivante. Après la troisième embauche, vous n'avez plus rien à vous rappeler.

Comment commencer

Prenez le dernier collaborateur que vous avez embauché et notez ce que vous avez fait la semaine précédente. Rien n'a besoin d'être propre. Fournissez cela comme point de départ et laissez le test montrer ce qu'un agent en fait. Si la checklist est juste, vous l'approuvez. S'il manque quelque chose, vous le voyez maintenant, et non vendredi matin à neuf heures.