Sábado sin árbitro: ¿quién completa el cuadrante?

Jueves por la noche, las nueve menos cuarto. El secretario de un club de fútbol está sentado delante de una hoja de cálculo. El sábado hay seis partidos, la cantina tiene que estar abierta y dos árbitros se han dado de baja por el chat del grupo. Entre los mensajes sobre una llave perdida hay uno de un padre que preferiría no volver a estar detrás de la barra.

Esto no es ningún drama. Es el mismo trabajo cada semana, y se reduce a hacer un rompecabezas con personas que lo hacen además de su trabajo.

Cómo surge el cuadrante ahora

Normalmente empieza con el cuadrante de la semana anterior. Se copia, se ajusta a los nuevos partidos y se envía. Después llegan las respuestas: alguien no puede, alguien cambia, alguien se olvida de contestar. ¿Quién sigue contando cuántos turnos lleva ya un voluntario esta temporada? Normalmente nadie, hasta que alguien dice que el reparto no es justo.

A eso se suman las tareas sueltas. Una convocatoria para el torneo juvenil, un recordatorio de que un VOG (certificado de antecedentes) está a punto de caducar, un resumen para la junta. Cada parte lleva poco tiempo. Juntas llenan una noche por semana, y esa noche no está pagada.

Un cálculo, con tus propios números

Supón que dedicas a la semana tres cuartos de hora al cuadrante en sí, media hora al trabajo posterior de las bajas y media hora a convocatorias y resúmenes. Son algo más de una hora y tres cuartos. En una temporada de cuarenta semanas, son setenta horas. Ese número es una suposición, no una medición: pon tú cuánto es en tu caso. Solo entonces tiene sentido comparar.

Calcula en horas, no en euros. Un voluntario que dedica setenta horas por temporada a cuadrantes no tiene esas horas para el entrenamiento, el contacto con los padres o el torneo juvenil.

Qué asume un agente de todo esto

El rol Coordinador de voluntarios crea cuadrantes de barra, de árbitros y de transporte repartidos de forma justa, rellena huecos, escribe convocatorias por tarea y mantiene el resumen de VOG con las fechas de caducidad. En el ejemplo del jueves por la noche, eso significa: el agente pone el cuadrante junto a quién ha hecho ya cuántos turnos, propone un reparto y, para el hueco que queda, deja preparada una convocatoria con el día, la hora y lo que se espera de la persona.

Lo que no hace: escribir él mismo a las personas. Lo que va a tus socios lo decides tú.

Por qué apruebas un resultado, no una intención

Mucho software te pide aprobar de antemano una intención: «voy a rellenar el cuadrante e informar a los voluntarios». Entonces solo puedes esperar que la ejecución encaje con lo que tenías en mente. En un cuadrante, falla en los detalles. ¿El padre que ya hizo dos turnos la semana pasada vuelve a estar asignado? ¿Está la convocatoria en el tono que encaja con vuestro club?

Con Stilops ves primero una prueba. Ves el cuadrante tal como quedaría, la convocatoria tal como sonaría y lo que se enviaría. Solo cuando eso es correcto, lo apruebas. Si no lo apruebas, no ha salido nada. Aprobar sigue siendo trabajo de personas, aunque te lleve unos minutos que preferirías no tener. Es una decisión: hace que el sistema sea menos rápido que un agente que envía por su cuenta, y para lo que va a socios y padres, te parece lo correcto.

Lo que cuesta y lo que recibes a cambio

El Coordinador de voluntarios cuesta 99 euros al mes, sin IVA, e incluye 40 tareas al mes. Una tarea extra cuesta 2,50 euros. Un cuadrante para un fin de semana es una tarea, una convocatoria es una, la actualización del resumen de VOG es una. Calcula cuántas tareas tiene tu club al mes: a menudo te quedas muy por debajo de 40.

Entonces no se trata de los 99 euros. Se trata de si ese jueves por la noche sigue siendo tuyo o no.

Qué puedes hacer mañana

Incluso sin Stilops, ayuda una rutina fija: durante una semana, apunta cuánto tiempo te cuestan el cuadrante y todo lo que lo rodea. Anota también cuántas veces un hueco se detecta solo el último día. Esos son los dos números en los que puedes basar una decisión.

Si quieres ver cómo es una prueba así, prueba la demo sin cuenta. Allí ves lo que haría un agente, antes de aprobar nada.