Samedi sans arbitre : qui complète le planning ?

Jeudi soir, neuf heures moins le quart. Le secrétaire d'un club de football est assis devant un tableur. Samedi, il y a six matchs, la buvette doit être ouverte, et deux arbitres se sont désistés via la conversation de groupe. Parmi les messages sur une clé égarée, il y en a un d'un parent qui préférerait ne plus tenir le bar.

Ce n'est pas un drame. C'est chaque semaine le même travail, et cela revient à faire un casse-tête avec des personnes qui s'en occupent en plus de leur emploi.

Comment le planning naît aujourd'hui

Le plus souvent, tout commence avec le planning de la semaine précédente. On le copie, on l'adapte aux nouveaux matchs et on l'envoie. Puis arrivent les réponses : quelqu'un ne peut pas, quelqu'un échange, quelqu'un oublie de répondre. Qui compte encore combien de services un bénévole a déjà assurés cette saison ? Le plus souvent personne, jusqu'à ce que quelqu'un dise que la répartition n'est pas équitable.

S'y ajoutent les petites tâches. Un appel à bénévoles pour le tournoi des jeunes, un rappel indiquant qu'un VOG (attestation de bonne conduite) arrive bientôt à expiration, un récapitulatif pour le bureau. Chaque élément prend peu de temps. Ensemble, ils remplissent une soirée par semaine, et cette soirée n'est pas rémunérée.

Un calcul, avec vos propres chiffres

Supposez que vous passiez par semaine trois quarts d'heure sur le planning lui-même, une demi-heure sur le travail de suivi des désistements et une demi-heure sur les appels et les récapitulatifs. Cela fait une heure et trois quarts. Sur une saison de quarante semaines, cela représente soixante-dix heures. Ce chiffre est une hypothèse, pas une mesure : indiquez vous-même combien cela représente chez vous. Ce n'est qu'ensuite que la comparaison a du sens.

Comptez en heures, pas en euros. Un bénévole qui consacre soixante-dix heures par saison aux plannings n'a pas ces heures pour l'entraînement, le contact avec les parents ou le tournoi des jeunes.

Ce qu'un agent reprend

Le rôle Coordinateur de bénévoles établit des plannings de bar, d'arbitrage et de transport équitablement répartis, comble les trous, rédige des appels à bénévoles par tâche et tient à jour le récapitulatif des VOG avec les dates d'expiration. Dans l'exemple du jeudi soir, cela signifie : l'agent confronte le planning à qui a déjà assuré combien de services, propose une répartition et, pour le trou qui reste, prépare un appel avec le jour, l'heure et ce que l'on attend de la personne.

Ce qu'il ne fait pas : écrire lui-même aux gens. Ce qui part vers vos membres, c'est vous qui le décidez.

Pourquoi vous approuvez un résultat, pas une intention

Beaucoup de logiciels vous demandent votre accord à l'avance sur une intention : « je vais remplir le planning et informer les bénévoles ». Vous ne pouvez alors qu'espérer que l'exécution corresponde à ce que vous aviez en tête. Avec un planning, cela se joue dans les détails. Le père qui a déjà tenu deux services la semaine dernière est-il de nouveau inscrit ? L'appel est-il rédigé sur le ton qui convient à votre club ?

Avec Stilops, vous voyez d'abord un essai. Vous voyez le planning tel qu'il serait, l'appel tel qu'il serait rédigé et ce qui serait envoyé. Ce n'est que lorsque tout est juste que vous approuvez. Si vous n'approuvez pas, rien n'est parti. L'approbation reste un travail humain, même si elle prend quelques minutes dont vous vous passeriez volontiers. C'est un choix : cela rend le système moins rapide qu'un agent qui envoie lui-même, et pour tout ce qui part vers les membres et les parents, vous trouvez cela légitime.

Ce que cela coûte, et ce que vous obtenez en retour

Le Coordinateur de bénévoles coûte 99 euros par mois, hors TVA, et comprend 40 tâches par mois. Une tâche supplémentaire coûte 2,50 euros. Un planning pour un week-end est une tâche, un appel à bénévoles en est une, la mise à jour du récapitulatif des VOG en est une. Calculez combien de tâches votre club a par mois : souvent, vous restez largement en dessous de 40.

Il ne s'agit alors pas des 99 euros. Il s'agit de savoir si ce jeudi soir reste à vous ou non.

Ce que vous pouvez faire dès demain

Même sans Stilops, une routine régulière aide : pendant une semaine, notez le temps que vous coûtent le planning et tout ce qui l'entoure. Notez aussi combien de fois un trou n'est remarqué que le dernier jour. Ce sont les deux chiffres sur lesquels vous pouvez fonder une décision.

Si vous voulez voir à quoi ressemble un tel essai, testez la démo sans compte. Vous y voyez ce qu'un agent ferait, avant d'approuver quoi que ce soit.