Samstag ohne Schiedsrichter: Wer füllt den Dienstplan auf?

Donnerstagabend, Viertel vor neun. Der Schriftführer eines Fußballvereins sitzt vor einer Tabelle. Am Samstag stehen sechs Spiele an, das Vereinsheim muss öffnen, und zwei Schiedsrichter haben sich über die Gruppen-App abgemeldet. Zwischen den Nachrichten über einen verlorenen Schlüssel steht eine von einem Elternteil, der lieber nicht mehr hinter der Theke stehen möchte.

Das ist kein Drama. Es ist jede Woche dieselbe Arbeit, und sie läuft darauf hinaus, mit Menschen zu puzzeln, die das neben ihrem Beruf machen.

Wie der Plan heute entsteht

Meistens beginnt es mit dem Plan der Vorwoche. Er wird kopiert, für die neuen Spiele angepasst und verschickt. Danach kommen die Reaktionen: Jemand kann nicht, jemand tauscht, jemand vergisst zu antworten. Wer zählt noch mit, wie viele Dienste ein Helfer in dieser Saison schon geleistet hat? Meistens niemand, bis jemand sagt, die Verteilung sei nicht fair.

Dazu kommen die kleinen Aufgaben. Ein Aufruf für das Jugendturnier, eine Erinnerung, dass ein VOG (Führungszeugnis) bald abläuft, eine Übersicht für den Vorstand. Jeder Punkt kostet wenig Zeit. Zusammen füllen sie einen Abend pro Woche, und dieser Abend ist unbezahlt.

Eine Rechnung, mit Ihren eigenen Zahlen

Nehmen Sie an, Sie brauchen pro Woche eine Dreiviertelstunde für den Plan selbst, eine halbe Stunde für die Nacharbeit nach Absagen und eine halbe Stunde für Aufrufe und Übersichten. Das sind gut eineinhalb Stunden plus eine Viertelstunde, also eine Stunde und 45 Minuten. Über eine Saison von vierzig Wochen sind das siebzig Stunden. Diese Zahl ist eine Annahme, keine Messung: Tragen Sie ein, wie viel es bei Ihnen ist. Erst dann ergibt ein Vergleich Sinn.

Rechnen Sie in Stunden, nicht in Euro. Ein Helfer, der siebzig Stunden pro Saison für Pläne aufwendet, hat diese Stunden nicht für das Training, den Kontakt mit Eltern oder das Jugendturnier.

Was ein Agent davon übernimmt

Die Rolle Helferkoordinator erstellt fair verteilte Theken-, Schiedsrichter- und Fahrpläne, füllt Lücken, schreibt Aufrufe pro Aufgabe und führt die VOG-Übersicht mit Ablaufdaten. Im Beispiel vom Donnerstagabend bedeutet das: Der Agent legt den Plan neben die Angaben, wer schon wie oft Dienst hatte, schlägt eine Verteilung vor und bereitet für die verbleibende Lücke einen Aufruf vor, mit Tag, Uhrzeit und dem, was von jemandem erwartet wird.

Was er nicht tut: selbst Personen anschreiben. Was an Ihre Mitglieder geht, entscheiden Sie.

Warum Sie ein Ergebnis freigeben, keine Absicht

Viele Programme bitten Sie vorab um Zustimmung zu einer Absicht: „Ich werde den Plan füllen und die Helfer informieren.“ Sie können dann nur hoffen, dass die Ausführung zu dem passt, was Sie sich vorgestellt haben. Bei einem Dienstplan geht es in den Details schief. Ist der Vater, der letzte Woche schon zweimal Dienst hatte, wieder eingeteilt? Hat der Aufruf den Ton, der zu Ihrem Verein passt?

Bei Stilops sehen Sie zuerst einen Testlauf. Sie sehen den Plan, wie er werden würde, den Aufruf, wie er lauten würde, und was verschickt würde. Erst wenn das stimmt, geben Sie frei. Geben Sie nicht frei, ist nichts hinausgegangen. Die Freigabe bleibt Menschenarbeit, auch wenn sie ein paar Minuten kostet, die Sie lieber nicht hätten. Das ist eine bewusste Entscheidung: Sie macht das System weniger schnell als einen Agenten, der selbst versendet, und das halten Sie bei allem, was an Mitglieder und Eltern geht, zu Recht für richtig.

Was es kostet und was Sie dafür bekommen

Der Helferkoordinator kostet 99 Euro pro Monat zuzüglich MwSt. und enthält 40 Aufgaben pro Monat. Eine zusätzliche Aufgabe kostet 2,50 Euro. Ein Plan für ein Wochenende ist eine Aufgabe, ein Aufruf ist eine, die Aktualisierung der VOG-Übersicht ist eine. Rechnen Sie nach, wie viele Aufgaben Ihr Verein pro Monat hat: Oft bleiben Sie deutlich unter 40.

Es geht dann nicht um die 99 Euro. Es geht um die Frage, ob dieser Donnerstagabend Ihnen gehört oder nicht.

Was Sie morgen tun können

Auch ohne Stilops hilft eine feste Routine: Schreiben Sie eine Woche lang auf, wie viel Zeit der Plan und alles drumherum Sie kostet. Notieren Sie auch, wie oft eine Lücke erst am letzten Tag auffällt. Das sind die zwei Zahlen, auf die Sie eine Entscheidung stützen können.

Wenn Sie sehen möchten, wie ein solcher Testlauf aussieht, probieren Sie die Demo ohne Konto. Dort sehen Sie, was ein Agent tun würde, bevor Sie etwas freigeben.