Mahnungen versenden: Wer behält die Frist im Blick, wenn Sie es nicht tun?
Das Problem: Die Mahnung geht raus, aber zu spät
In einem Buchhaltungsbüro oder einem mittelständischen Unternehmen ohne eigene Finanzabteilung liegt der Versand von Zahlungserinnerungen meist bei jemandem, der ihn „nebenbei“ erledigt. Rechnungen werden fällig, ein Kunde zahlt nicht rechtzeitig, und die Mahnung geht erst hinaus, wenn jemand zufällig Zeit hat, die offenen Posten durchzugehen. Das ist keine Nachlässigkeit. Es ist eine Aufgabe, die nie ganz oben auf dem Stapel liegt, während aus einer Woche Verspätung schnell ein Monat werden kann.
Was heute meist passiert
In der Praxis öffnet jemand die Buchhaltungssoftware, filtert nach Fälligkeitsdatum, sucht für jeden Kunden den passenden Ton (eine erste Erinnerung klingt anders als eine dritte Mahnung) und verfasst die E-Mail oder den Brief von Hand. Diese Arbeit beginnt jeden Monat von vorn, weil immer wieder neue Rechnungen offen sind. Wie viel Zeit sie kostet, hängt von der Zahl der offenen Posten ab; das ist in jedem Büro anders.
Was ein Agent davon übernimmt
Ein Agent, der Zugriff auf die offenen Posten hat, stellt die Liste der überfälligen Rechnungen selbst zusammen, bestimmt für jeden Kunden den passenden Ton danach, wie oft bereits erinnert wurde, und legt die Texte bereit. Der wiederkehrende Teil (Liste erstellen, Ton bestimmen, Entwurf schreiben) entfällt. Übrig bleibt der Moment, in dem Sie entscheiden, ob die Mahnungen hinausgehen.
Warum Sie ein Ergebnis genehmigen und keine Absicht
Das ist der Unterschied zu „wir werden das automatisieren“. Bei Stilops sehen Sie, bevor etwas versendet wird, einen Testlauf: die Mahnungen so, wie sie aussehen würden, an wen sie gehen und mit welchem Text. Sie genehmigen also keinen Plan („der Agent darf ab sofort Mahnungen versenden“), sondern ein konkretes Ergebnis („diese Mahnungen mit diesen Texten dürfen hinaus“). Ist ein Kunde dabei, den Sie lieber selbst anrufen möchten, nehmen Sie ihn heraus. So bleibt die Freigabe dort, wo sie hingehört: bei Ihnen.
Was es bringt
Rechnen Sie in Stunden, nicht in Euro. Die manuelle Arbeit pro Durchgang (Posten durchgehen, Ton bestimmen, Text schreiben) entfällt größtenteils. Übrig bleibt die Prüfung einer fertigen Liste, und das kostet deutlich weniger Zeit, als jede Mahnung bei null zu beginnen. Für ein Büro, das dies für mehrere Kunden erledigt, summiert sich das: derselbe Prozess, multipliziert mit der Zahl der Kunden.
Notieren Sie für Ihre eigene Praxis, wie viele Mahnungen Sie derzeit pro Monat versenden und wie viel Zeit das kostet. Daran erkennen Sie, ob dies für Sie den größten Unterschied macht oder ob ein anderer Prozess (Angebote, Umsatzsteuererklärung, Kundenmails) zuerst an der Reihe ist.