Aanmaningen versturen: wie bewaakt de deadline als jij het niet doet?

Het probleem: de aanmaning komt er wel, maar te laat

Bij een administratiekantoor of een mkb-bedrijf zonder eigen financiële afdeling ligt het versturen van betalingsherinneringen meestal bij iemand die het "erbij doet". Facturen vervallen, een klant betaalt niet op tijd, en de aanmaning gaat pas de deur uit als iemand toevallig tijd heeft om de openstaande posten na te lopen. Dat is geen onwil. Het is een taak die nooit bovenaan de stapel ligt, terwijl een week te laat al een maand te laat kan worden.

Wat er nu meestal gebeurt

In de praktijk opent iemand het boekhoudpakket, filtert op vervaldatum, zoekt per klant de juiste toon (een eerste herinnering klinkt anders dan een derde aanmaning) en stelt de mail of brief handmatig op. Dat werk begint elke maand opnieuw, want er liggen steeds nieuwe facturen open. Hoeveel tijd het kost hangt af van het aantal openstaande posten; dat is voor elk kantoor anders.

Wat een agent hiervan overneemt

Een agent die bij de openstaande posten kan, stelt de lijst met te late facturen zelf samen, bepaalt per klant de juiste toon op basis van hoe vaak er al herinnerd is, en zet de teksten klaar. Het herhalende deel (lijst maken, toon bepalen, concept schrijven) verdwijnt. Wat overblijft is het moment waarop jij beslist of de aanmaningen de deur uit gaan.

Waarom je een uitkomst goedkeurt, en geen voornemen

Dat is het verschil met "we gaan dit automatiseren". Bij Stilops zie je, voordat er iets verstuurd wordt, een testrun: de aanmaningen zoals ze eruit zouden zien, naar wie, met welke tekst. Je keurt dus geen plan goed ("de agent mag voortaan aanmaningen versturen"), maar een concreet resultaat ("deze aanmaningen, met deze teksten, mogen de deur uit"). Staat er een klant tussen die je zelf nog wilt bellen, dan haal je die eruit. Het goedkeuringsmoment blijft zo waar het hoort: bij jou.

Wat het oplevert

Reken in uren, niet in euro's. Het handmatige werk per ronde (posten doorlopen, toon bepalen, tekst schrijven) valt grotendeels weg. Wat overblijft is het nalopen van een kant-en-klare lijst, en dat kost veel minder tijd dan elke aanmaning vanaf nul opstellen. Voor een kantoor dat dit voor meerdere klanten doet, telt dat door: hetzelfde proces, maal het aantal klanten.

Noteer voor je eigen praktijk hoeveel aanmaningen je nu per maand verstuurt en hoeveel tijd dat kost. Daaraan zie je of dit voor jou het grootste verschil maakt, of dat een ander proces (offertes, btw-aangifte, klantmail) eerder aan de beurt is.