Envoyer des relances de paiement : qui surveille l'échéance quand vous ne le faites pas ?

Le problème : la relance part bien, mais trop tard

Dans un cabinet comptable ou une PME sans service financier propre, l'envoi des rappels de paiement revient généralement à quelqu'un qui s'en occupe « en plus ». Les factures arrivent à échéance, un client ne paie pas à temps, et la relance ne part que lorsque quelqu'un a par hasard le temps de passer en revue les montants impayés. Ce n'est pas de la mauvaise volonté. C'est une tâche qui n'est jamais en haut de la pile, alors qu'une semaine de retard peut vite devenir un mois.

Ce qui se passe le plus souvent aujourd'hui

Dans la pratique, quelqu'un ouvre le logiciel de comptabilité, filtre par date d'échéance, cherche le bon ton pour chaque client (un premier rappel ne sonne pas comme une troisième relance) et rédige l'e-mail ou le courrier à la main. Ce travail recommence chaque mois, car de nouvelles factures restent toujours ouvertes. Le temps nécessaire dépend du nombre de postes impayés ; il est différent pour chaque cabinet.

Ce qu'un agent prend en charge

Un agent qui a accès aux postes impayés établit lui-même la liste des factures en retard, détermine pour chaque client le bon ton selon le nombre de rappels déjà envoyés, et prépare les textes. La partie répétitive (établir la liste, choisir le ton, rédiger le brouillon) disparaît. Il reste le moment où vous décidez si les relances partent.

Pourquoi vous approuvez un résultat, et non une intention

C'est la différence avec « nous allons automatiser cela ». Avec Stilops, avant tout envoi, vous voyez un essai : les relances telles qu'elles se présenteraient, à qui elles seraient adressées, avec quel texte. Vous n'approuvez donc pas un plan (« l'agent peut désormais envoyer des relances »), mais un résultat concret (« ces relances, avec ces textes, peuvent partir »). S'il y a parmi elles un client que vous souhaitez encore appeler vous-même, vous le retirez. L'approbation reste ainsi là où elle doit être : chez vous.

Ce que cela apporte

Comptez en heures, pas en euros. Le travail manuel de chaque tour (passer les postes en revue, choisir le ton, rédiger le texte) disparaît en grande partie. Il reste la vérification d'une liste prête à l'emploi, ce qui prend bien moins de temps que de rédiger chaque relance de zéro. Pour un cabinet qui le fait pour plusieurs clients, cela compte : le même processus, multiplié par le nombre de clients.

Pour votre propre activité, notez combien de relances vous envoyez actuellement par mois et le temps que cela représente. Vous verrez ainsi si c'est ici que vous gagnerez le plus, ou si un autre processus (devis, déclaration de TVA, e-mails clients) passe avant.