Asamblea en tres semanas: ¿quién prepara los documentos?

Martes por la noche, las once menos cuarto. El tesorero por fin ha enviado las cuentas anuales, el presidente quiere añadir un punto más al orden del día y tú buscas en tu bandeja de entrada el acta del año pasado, porque quieres saber qué se decidió exactamente sobre la cuota. La asamblea es dentro de tres semanas.

Quien dirige una asociación o una fundación además de tener un trabajo lo conoce. La tarea no es difícil. Son muchas piezas sueltas, que tienen que estar listas a tiempo, y recaen en uno o dos voluntarios que trabajan en ello por las noches.

Todo lo que implica una asamblea

Ponlo todo en una lista. Una asamblea general ordinaria suele requerir lo siguiente:

1. un orden del día, derivado de la reunión anterior y de los estatutos
2. los documentos: memoria anual, resumen financiero, presupuesto, propuestas de la junta directiva
3. una convocatoria a todos los socios dentro del plazo que prescriben vuestros estatutos
4. una comprobación de quién tiene derecho a voto y quién ha avisado de que no asistirá
5. un acta durante o poco después de la reunión, y una lista de acciones con nombres

Ninguno de estos pasos requiere una habilidad especial. Juntos le cuestan fácilmente a un miembro de la junta unas cuantas noches, repartidas a lo largo de semanas, con el riesgo constante de que algo quede sin hacer. Un número equivocado de socios en la convocatoria, un adjunto que falta, un punto del orden del día que no reaparece en el acta.

Lo que un agente asume

El rol Secretario de asociación en Stilops está pensado para este trabajo: tramitar las altas y bajas de socios, preparar la asamblea desde el orden del día hasta el acta, clasificar el correo de la federación y del ayuntamiento y mantener al día el calendario de subvenciones. Para la asamblea, asume el trabajo preparatorio.

Coloca el orden del día anterior y el acta uno junto al otro y propone un nuevo orden del día, con los puntos que quedaron pendientes el año anterior. Ordena los documentos según el orden del día y marca lo que aún falta, por ejemplo el presupuesto que el tesorero todavía tiene que entregar. Redacta un borrador de convocatoria a partir de vuestra propia convocatoria anterior, de modo que el tono siga siendo el que los socios conocen. Después, convierte tus apuntes en acta y extrae las acciones, con quién iba a hacer qué.

Lo que no hace: decidir. No elige qué propuestas entran en el orden del día y no envía nada a los socios sin que tú lo hayas visto.

Por qué apruebas un resultado y no una intención

Muchas herramientas te piden de antemano tu conformidad con una descripción: «Voy a enviar la convocatoria a todos los socios». Apruebas entonces lo que va a ocurrir sin saber qué aspecto tiene. Solo cuando se ha enviado ves que todavía figura la fecha de la reunión anterior, o que se ha mandado un correo a antiguos socios.

En Stilops funciona al revés. Una tarea empieza con una prueba. El agente hace el trabajo, pero no sale nada al exterior. Tú ves el resultado: el borrador de convocatoria tal como lo recibiría un socio, el orden del día, la lista de destinatarios. Si algo no cuadra, lo ajustas. Solo después apruebas, y solo entonces sale la convocatoria.

Para una asociación, eso no es un detalle. Una convocatoria enviada tarde o al grupo equivocado trae problemas sobre la validez de lo que se acuerde. Quieres evitarlo antes del envío, no después, en el correo de un socio enfadado.

Calcular en horas, no en precio

¿Cuánto se ahorra? Es distinto para cada asociación, así que haz tú mismo el cálculo. Suma las horas que os costaron el año pasado el orden del día, los documentos, la convocatoria y el acta, entre todos los miembros de la junta. Multiplícalo por el número de reuniones al año: la asamblea, pero también las reuniones de la junta que le siguen. Una parte de ese trabajo sigue siendo tuya, a saber, el criterio. La parte preparatoria, buscar, ordenar y redactar, es lo que hace el agente.

El Secretario de asociación cuesta 99 euros al mes, con 40 tareas mensuales incluidas. Ves por cada tarea qué se ha hecho y cuánto ha costado. Muchas asociaciones tienen poco trabajo fuera de las semanas de la asamblea, así que mira también el año en su conjunto: las altas y bajas de socios y el correo siguen todo el año.

Así puedes comprobarlo tú mismo

Todavía no hay casos de clientes, y no nos los inventamos. Pero puedes probarlo tú mismo. Coge el orden del día y el acta del año pasado, pide al agente que haga con ellos un orden del día y un borrador de convocatoria, y mira qué obtienes. ¿Es el borrador mejor o peor que lo que escribirías tú? ¿Le falta algo propio de vuestra asociación, como una sección fija o una costumbre recogida en los estatutos? No apruebas nada hasta que esté bien, y entonces sabrás enseguida si es un trabajo que puedes delegar.

¿Formas parte de una junta y la asamblea ya está en el calendario? Entonces mira cuál de los cinco pasos de arriba preferirías no hacer tú. Por ahí empiezas.