AG dans trois semaines : qui prépare les documents ?

Mardi soir, onze heures moins le quart. Le trésorier vient enfin d'envoyer les comptes annuels, le président veut encore ajouter un point à l'ordre du jour, et vous fouillez votre boîte mail à la recherche du procès-verbal de l'an dernier, parce que vous voulez savoir ce qui avait été décidé exactement à propos de la cotisation. L'assemblée générale a lieu dans trois semaines.

Quiconque dirige une association ou une fondation en plus d'un emploi connaît cela. Le travail n'est pas difficile. Ce sont de nombreux petits éléments, qui doivent tous être prêts à temps, et ils reposent sur un ou deux bénévoles qui s'en occupent le soir.

Tout ce que comprend une AG

Mettez-le noir sur blanc. Une assemblée générale ordinaire demande souvent ceci :

1. un ordre du jour, établi à partir de la dernière assemblée et des statuts
2. les documents : rapport annuel, aperçu financier, budget, propositions du bureau
3. une convocation envoyée à tous les membres dans le délai que prescrivent vos statuts
4. une vérification de qui a le droit de vote et de qui s'est excusé
5. un procès-verbal pendant ou juste après l'assemblée, et une liste d'actions avec des noms

Aucune de ces étapes ne demande de compétence particulière. Ensemble, elles coûtent facilement quelques soirées à un membre du bureau, réparties sur plusieurs semaines, avec à chaque fois le risque que quelque chose soit oublié. Un mauvais nombre de membres dans la convocation, une pièce jointe manquante, un point de l'ordre du jour qui ne réapparaît pas dans le procès-verbal.

Ce qu'un agent prend en charge

Le rôle Secrétaire d'association dans Stilops est conçu pour ce travail : traiter les mutations de membres, préparer l'AG de l'ordre du jour au procès-verbal, trier le courrier de la fédération et de la commune, et tenir à jour le calendrier des subventions. Pour l'AG, il prend en charge le travail préparatoire.

Il place l'ordre du jour précédent et le procès-verbal côte à côte et propose un nouvel ordre du jour, avec les points restés en suspens l'année précédente. Il range les documents dans l'ordre de l'ordre du jour et signale ce qui manque encore, par exemple le budget que le trésorier doit encore fournir. Il rédige un projet de convocation à partir de votre propre convocation précédente, afin que le ton reste celui que les membres connaissent. Ensuite, il transforme vos notes en procès-verbal et en extrait les actions, en indiquant qui devait faire quoi.

Ce qu'il ne fait pas : décider. Il ne choisit pas quelles propositions figurent à l'ordre du jour, et il n'envoie rien aux membres sans que vous l'ayez vu.

Pourquoi vous validez un résultat et non une intention

Beaucoup d'outils vous demandent un accord préalable sur une description : « Je vais envoyer la convocation à tous les membres. » Vous approuvez alors ce qui va se passer sans savoir à quoi cela ressemble. Ce n'est qu'une fois l'envoi fait que vous voyez que la date de la précédente assemblée y figure encore, ou qu'un e-mail est parti à d'anciens membres.

Chez Stilops, c'est l'inverse. Une tâche commence par un test. L'agent fait le travail, mais rien ne sort. Vous voyez le résultat : le projet de convocation tel qu'un membre le recevrait, l'ordre du jour, la liste des destinataires. Si quelque chose ne va pas, vous l'ajustez. Ce n'est qu'ensuite que vous validez, et ce n'est qu'alors que la convocation part.

Pour une association, ce n'est pas un détail. Une convocation envoyée trop tard ou au mauvais groupe provoque des litiges sur la validité de ce qui est décidé. Vous voulez éviter cela avant l'envoi, et non après, dans le message d'un membre en colère.

Compter en heures, pas en prix

Quelle différence cela fait-il ? C'est différent pour chaque association, alors faites le calcul vous-même. Additionnez les heures que l'ordre du jour, les documents, la convocation et le procès-verbal vous ont coûtées l'an dernier, tous membres du bureau confondus. Multipliez cela par le nombre de réunions par an : l'AG, mais aussi les réunions du bureau qui la suivent. Une partie de ce travail reste le vôtre, à savoir le jugement. La partie préparatoire, chercher, ordonner et rédiger, est ce que fait l'agent.

Le Secrétaire d'association coûte 99 euros par mois, avec 40 tâches par mois incluses. Vous voyez, pour chaque tâche, ce qui a été fait et ce que cela a coûté. De nombreuses associations ont peu de travail en dehors des semaines d'AG, regardez donc aussi l'année dans son ensemble : les mutations de membres et le courrier courent toute l'année.

Comment le tester vous-même

Il n'existe pas encore de cas clients, et nous n'en inventons pas. Vous pouvez en revanche essayer vous-même. Prenez l'ordre du jour et le procès-verbal de l'an dernier, demandez à l'agent d'en tirer un ordre du jour et un projet de convocation, et regardez ce que vous obtenez. Le projet est-il meilleur ou moins bon que ce que vous écririez ? Lui manque-t-il quelque chose de propre à votre association, comme une rubrique fixe ou un usage prévu par les statuts ? Vous ne validez rien tant que ce n'est pas juste, et vous savez alors tout de suite s'il s'agit d'un travail que vous pouvez déléguer.

Vous siégez vous-même au bureau et l'AG est déjà au calendrier ? Regardez alors laquelle des cinq étapes ci-dessus vous aimeriez le moins faire vous-même. C'est par là que vous commencez.