ALV over drie weken: wie zet de stukken klaar?

Dinsdagavond, kwart voor elf. De penningmeester heeft de jaarcijfers eindelijk gestuurd, de voorzitter wil nog een agendapunt toevoegen en jij zoekt in je mailbox naar de notulen van vorig jaar, omdat je wilt weten wat er toen precies over de contributie is besloten. De ALV is over drie weken.

Wie een vereniging of stichting draait naast een baan, kent dit. Het werk is niet moeilijk. Het is veel losse stukjes, die allemaal op tijd klaar moeten zijn, en het ligt bij één of twee vrijwilligers die er in de avonduren aan werken.

Wat er allemaal bij een ALV komt kijken

Zet het eens onder elkaar. Een gewone algemene ledenvergadering vraagt vaak dit:

1. een agenda, afgeleid van de vorige vergadering en de statuten
2. de stukken: jaarverslag, financieel overzicht, begroting, voorstellen van het bestuur
3. een uitnodiging aan alle leden binnen de termijn die jullie statuten voorschrijven
4. een controle wie er stemgerechtigd is, en wie zich heeft afgemeld
5. notulen tijdens of vlak na de vergadering, en een actielijst met namen erbij

Geen van die stappen vraagt een bijzondere vaardigheid. Samen kosten ze een bestuurslid gemakkelijk een paar avonden, verspreid over weken, met telkens de kans dat iets blijft liggen. Een verkeerd aantal leden in de uitnodiging, een bijlage die ontbreekt, een agendapunt dat niet in de notulen terugkomt.

Wat een agent hiervan overneemt

De rol Verenigingssecretaris in Stilops is gebouwd voor dit werk: ledenmutaties verwerken, de ALV voorbereiden van agenda tot notulen, de post van bond en gemeente sorteren en de subsidiekalender bijhouden. Voor de ALV neemt hij het voorbereidende werk over.

Hij legt de vorige agenda en de notulen naast elkaar en stelt een nieuwe agenda voor, met de punten die het vorige jaar zijn blijven liggen. Hij zet de stukken in de volgorde van de agenda en markeert wat nog ontbreekt, bijvoorbeeld de begroting die de penningmeester nog moet aanleveren. Hij schrijft een concept-uitnodiging op basis van jullie eigen eerdere uitnodiging, zodat de toon blijft zoals de leden die kennen. Na afloop werkt hij jouw aantekeningen uit tot notulen en trekt de actiepunten eruit, met wie wat zou doen.

Wat hij niet doet: beslissen. Hij kiest niet welke voorstellen op de agenda komen en hij verstuurt niets naar de leden zonder dat jij het hebt gezien.

Waarom je een uitkomst goedkeurt en geen voornemen

Veel hulpmiddelen vragen je vooraf om akkoord op een omschrijving: "ik ga de uitnodiging naar alle leden sturen". Je keurt dan goed wat er gaat gebeuren, zonder te weten hoe het eruitziet. Pas als het verstuurd is, zie je dat de datum van de vorige vergadering er nog in staat, of dat een mail aan oud-leden is meegegaan.

Bij Stilops loopt het andersom. Een taak begint met een testrun. De agent doet het werk, maar er gaat niets naar buiten. Jij ziet de uitkomst: de concept-uitnodiging zoals een lid hem zou ontvangen, de agenda, de lijst met geadresseerden. Klopt er iets niet, dan pas je het aan. Pas daarna keur je goed, en alleen dan gaat de uitnodiging de deur uit.

Voor een vereniging is dat geen detail. Een uitnodiging die te laat of aan de verkeerde groep is verstuurd, geeft gedoe over de geldigheid van wat er besloten wordt. Dat wil je voorkomen vóór het verzenden, niet achteraf in de mail van een boos lid.

Rekenen in uren, niet in prijs

Hoeveel scheelt het? Dat is voor elke vereniging anders, dus reken het zelf na. Tel de uren die de agenda, de stukken, de uitnodiging en de notulen jullie vorig jaar hebben gekost, bij elkaar over alle bestuursleden. Vermenigvuldig dat met het aantal vergaderingen per jaar: de ALV, maar ook de bestuursvergaderingen die erop volgen. Een deel van dat werk blijft van jou, namelijk het oordeel. Het voorbereidende deel, het zoeken, ordenen en uitwerken, is wat de agent doet.

De Verenigingssecretaris kost 99 euro per maand, met 40 taken per maand inbegrepen. Je ziet per taak wat er is gedaan en wat het heeft gekost. Veel verenigingen hebben buiten de ALV-weken weinig werk, dus kijk ook naar het jaar als geheel: de ledenmutaties en de post lopen het hele jaar door.

Zo toets je het zelf

Er zijn nog geen klantcases, en die verzinnen we niet. Je kunt het wel zelf proberen. Neem de agenda en de notulen van vorig jaar, laat de agent daar een agenda en een concept-uitnodiging van maken, en kijk wat je ziet. Is het concept beter of slechter dan wat jij zou schrijven? Mist hij iets wat jullie vereniging eigen is, zoals een vaste rubriek of een gebruik uit de statuten? Je keurt niets goed totdat het klopt, en dan weet je meteen of dit werk is dat je kunt overdragen.

Zit je zelf in een bestuur en staat de ALV al op de kalender? Kijk dan welke van de vijf stappen hierboven je het liefst niet zelf doet. Daar begin je.