Mitgliederversammlung in drei Wochen: Wer bereitet die Unterlagen vor?

Dienstagabend, Viertel vor elf. Der Kassenwart hat endlich die Jahreszahlen geschickt, der Vorsitzende möchte noch einen Tagesordnungspunkt ergänzen, und Sie suchen in Ihrem Postfach nach dem Protokoll vom letzten Jahr, weil Sie wissen wollen, was damals genau zum Mitgliedsbeitrag beschlossen wurde. Die Mitgliederversammlung ist in drei Wochen.

Wer neben dem Beruf einen Verein oder eine Stiftung führt, kennt das. Die Arbeit ist nicht schwierig. Es sind viele einzelne Teile, die alle rechtzeitig fertig sein müssen, und sie liegt bei ein oder zwei Ehrenamtlichen, die abends daran arbeiten.

Was alles zu einer Mitgliederversammlung gehört

Stellen Sie es einmal untereinander. Eine gewöhnliche Mitgliederversammlung verlangt oft Folgendes:

1. eine Tagesordnung, abgeleitet aus der vorherigen Versammlung und der Satzung
2. die Unterlagen: Jahresbericht, Finanzübersicht, Haushaltsplan, Vorschläge des Vorstands
3. eine Einladung an alle Mitglieder innerhalb der Frist, die Ihre Satzung vorschreibt
4. eine Prüfung, wer stimmberechtigt ist und wer sich abgemeldet hat
5. ein Protokoll während oder kurz nach der Versammlung sowie eine Aufgabenliste mit Namen

Keiner dieser Schritte erfordert besondere Fähigkeiten. Zusammen kosten sie ein Vorstandsmitglied leicht ein paar Abende, verteilt über Wochen, und jedes Mal besteht die Gefahr, dass etwas liegen bleibt. Eine falsche Mitgliederzahl in der Einladung, ein fehlender Anhang, ein Tagesordnungspunkt, der im Protokoll nicht wieder auftaucht.

Was ein Agent davon übernimmt

Die Rolle Vereinssekretär in Stilops ist für diese Arbeit gebaut: Mitgliederänderungen verarbeiten, die Mitgliederversammlung von der Tagesordnung bis zum Protokoll vorbereiten, die Post von Verband und Gemeinde sortieren und den Förderkalender führen. Für die Mitgliederversammlung übernimmt er die vorbereitende Arbeit.

Er legt die vorherige Tagesordnung und das Protokoll nebeneinander und schlägt eine neue Tagesordnung vor, mit den Punkten, die im Vorjahr liegen geblieben sind. Er ordnet die Unterlagen in der Reihenfolge der Tagesordnung und markiert, was noch fehlt, zum Beispiel den Haushaltsplan, den der Kassenwart noch liefern muss. Er schreibt einen Einladungsentwurf auf Grundlage Ihrer eigenen früheren Einladung, damit der Ton so bleibt, wie die Mitglieder ihn kennen. Im Anschluss arbeitet er Ihre Notizen zu einem Protokoll aus und zieht die Aufgabenpunkte heraus, mit der Angabe, wer was tun wollte.

Was er nicht tut: entscheiden. Er wählt nicht aus, welche Vorschläge auf die Tagesordnung kommen, und er versendet nichts an die Mitglieder, ohne dass Sie es gesehen haben.

Warum Sie ein Ergebnis freigeben und keine Absicht

Viele Hilfsmittel bitten Sie vorab um Zustimmung zu einer Beschreibung: „Ich sende die Einladung an alle Mitglieder.“ Sie genehmigen dann, was geschehen wird, ohne zu wissen, wie es aussieht. Erst nach dem Versand sehen Sie, dass noch das Datum der vorherigen Versammlung darin steht oder dass eine E-Mail an ehemalige Mitglieder gegangen ist.

Bei Stilops läuft es umgekehrt. Eine Aufgabe beginnt mit einem Testlauf. Der Agent erledigt die Arbeit, aber nichts geht nach außen. Sie sehen das Ergebnis: den Einladungsentwurf so, wie ein Mitglied ihn erhalten würde, die Tagesordnung, die Empfängerliste. Stimmt etwas nicht, passen Sie es an. Erst danach geben Sie frei, und nur dann verlässt die Einladung das Haus.

Für einen Verein ist das kein Detail. Eine Einladung, die zu spät oder an die falsche Gruppe verschickt wird, führt zu Streit über die Gültigkeit der Beschlüsse. Das wollen Sie vor dem Versand verhindern, nicht hinterher in der E-Mail eines verärgerten Mitglieds.

In Stunden rechnen, nicht in Preisen

Wie viel macht das aus? Das ist für jeden Verein anders, also rechnen Sie es selbst nach. Zählen Sie die Stunden zusammen, die Tagesordnung, Unterlagen, Einladung und Protokoll Sie im vergangenen Jahr gekostet haben, über alle Vorstandsmitglieder hinweg. Multiplizieren Sie das mit der Zahl der Sitzungen pro Jahr: die Mitgliederversammlung, aber auch die Vorstandssitzungen, die darauf folgen. Ein Teil dieser Arbeit bleibt bei Ihnen, nämlich das Urteil. Der vorbereitende Teil, das Suchen, Ordnen und Ausarbeiten, ist das, was der Agent erledigt.

Der Vereinssekretär kostet 99 Euro pro Monat, mit 40 enthaltenen Aufgaben pro Monat. Sie sehen pro Aufgabe, was getan wurde und was es gekostet hat. Viele Vereine haben außerhalb der Wochen der Mitgliederversammlung wenig Arbeit, betrachten Sie daher auch das Jahr als Ganzes: Mitgliederänderungen und Post laufen das ganze Jahr über.

So prüfen Sie es selbst

Es gibt noch keine Kundenfälle, und wir erfinden keine. Sie können es aber selbst ausprobieren. Nehmen Sie die Tagesordnung und das Protokoll vom letzten Jahr, lassen Sie den Agenten daraus eine Tagesordnung und einen Einladungsentwurf erstellen und schauen Sie, was dabei herauskommt. Ist der Entwurf besser oder schlechter als das, was Sie schreiben würden? Fehlt ihm etwas, das Ihrem Verein eigen ist, etwa eine feste Rubrik oder ein Brauch aus der Satzung? Sie geben nichts frei, bevor es stimmt, und dann wissen Sie sofort, ob dies Arbeit ist, die Sie abgeben können.

Sitzen Sie selbst in einem Vorstand und steht die Mitgliederversammlung schon im Kalender? Dann prüfen Sie, welchen der fünf Schritte oben Sie am liebsten nicht selbst erledigen. Dort fangen Sie an.