Programar una primera cita: ¿quién la organiza después de la solicitud inicial?
Un cliente nuevo envía una solicitud. Llega el formulario, o un correo, o un mensaje a través de la web. Entonces empieza el trabajo que nadie cuenta como trabajo: encontrar una cita que les venga bien a ambas partes.
Para un abogado, un asesor o una gestoría, esa primera cita, la entrevista inicial, es el momento en que una solicitud se convierte en cliente. Aun así, organizarla suele quedarse pendiente hasta que hay un momento tranquilo. Y una solicitud que espera tres días una respuesta es una solicitud que, mientras tanto, también está en otro despacho.
Cómo funciona ahora
El patrón es casi igual en todas partes. Lees la solicitud y miras tu agenda. Envías dos o tres propuestas. El cliente responde que el jueves no puede pero el viernes sí, solo que después de comer. Vuelves a mirar, ajustas algo, confirmas. Después llegan la invitación, una ruta o un enlace de videollamada, y un recordatorio el día antes preguntando qué documentos debe llevar el cliente.
Por cada entrevista, eso son enseguida de cuatro a seis correos, repartidos en varios días. Si calculas con prudencia diez minutos de trabajo por entrevista, repartidos en esos días, con diez solicitudes nuevas al mes son bastante más de una hora y media. No es mucho, pero cae justo entre otras tareas. Una tarea pequeña así te interrumpe cada vez, y eso cuesta más que los diez minutos en sí. La cifra de arriba es un ejemplo de cálculo, no una medición: cuenta tú mismo durante una semana cuántas veces te ocupas de esto.
Lo que un agente se encarga de hacer
El agente Planificador y el agente Secretaria se encargan de la parte mecánica. Esa parte consta de unos pasos fijos:
- leer la solicitud y determinar qué se pide
- contrastar tus momentos disponibles con los deseos del cliente
- redactar una respuesta con algunas propuestas concretas
- tras la respuesta del cliente, registrar la cita y redactar la confirmación
- dejar preparado un recordatorio con lo que el cliente debe llevar
Lo que el agente no decide: si esta solicitud encaja con tu despacho, si quieres a este cliente y si una petición especial (una cita por la tarde-noche, una visita a domicilio) es posible. Eso sigue siendo cosa tuya. El agente propone, tú valoras.
Por qué apruebas un resultado y no una intención
En muchas herramientas que automatizan trabajo, apruebas un ajuste. Activas una regla: envía un correo de programación con cada solicitud. Lo que dice exactamente ese correo, a quién va y qué horarios contiene, solo lo ves cuando ya se ha enviado. En una primera cita eso no es un detalle. Una propuesta para una hora en la que ya tienes otra cita, o una confirmación enviada a la dirección equivocada, es visible para un futuro cliente.
En Stilops es al revés. Inicias una prueba con una solicitud real, o con un ejemplo que aportes tú. El agente muestra lo que pasaría: qué momentos elige de tu agenda, qué texto enviaría al cliente y qué diría la confirmación. En ese momento no se ha enviado nada. Tú lo lees, lo ajustas donde haga falta y entonces apruebas el resultado.
La diferencia parece pequeña, pero determina si te atreves a usar el agente para trabajo visible para los clientes. No tienes que fiarte de lo que el agente tiene previsto. Ves lo que ocurre antes de que ocurra.
Lo que necesitas para ello
Una prueba vale lo que valga la información con la que trabaja. Para programar entrevistas iniciales es poca, pero tiene que ser correcta:
- en qué franjas del día haces entrevistas y cuánto duran
- si son presenciales, por teléfono o por vídeo
- qué debe aportar el cliente de antemano
- con qué tono escribes a los clientes nuevos
Una guía del catálogo para Google Workspace y Microsoft 365 explica cómo conectar la agenda y el correo. Son guías de iniciación con un registro propio en el proveedor, no una conexión que funcione sola. Cuenta, por tanto, con una breve configuración inicial que se hace una sola vez.
Cuándo compensa
No compensa a todo el mundo. Si tienes dos entrevistas al mes, apenas cambia nada. Con diez o más solicitudes nuevas al mes, o en un despacho donde varias personas hacen entrevistas y las citas se pisan, la ganancia es mayor. Entonces no solo ahorras horas, sino también los días que ahora una solicitud se queda sin respuesta.
Una forma honesta de comprobarlo: apunta durante un mes cuántas solicitudes llegan, cuántos correos costó programarlas y cuánto tardó el cliente en recibir una primera respuesta. Con esas tres cifras sabrás tú mismo si merece la pena delegar el trabajo.
El primer paso
Coge la última solicitud que hayas recibido y haz una prueba con ella. En unos minutos verás qué hace el agente con ella. Si encaja, la apruebas. Si no, no se ha enviado nada y solo has visto lo que hay que mejorar.