Rechnungen kategorisieren: Was der Agent für Buchhaltungsunterstützung für Sie übernimmt

Jeden Monat kommt derselbe Stapel herein: Rechnungen, die sortiert, kategorisiert und für die Buchhaltung bereitgestellt werden müssen. Keine komplizierte Arbeit, aber eine, die liegen bleibt, bis es nicht mehr warten kann.

Der Agent für Buchhaltungsunterstützung im Stilops-Portal ist genau dafür gedacht. Sie übergeben ihm einen Stapel Rechnungen, ob gescannt, per E-Mail oder einzeln angeliefert, und er findet heraus, was darauf steht: Lieferant, Betrag, Kategorie, Mehrwertsteuersatz. Danach greift derselbe Mechanismus wie bei jeder anderen Aufgabe in Stilops.

Zuerst ein Vorschlag: Der Agent zeigt, wie er die Rechnungen kategorisieren möchte, und warum. Danach ein Testlauf: Sie sehen das Ergebnis so, als wäre es bereits verbucht, ohne dass sich tatsächlich etwas ändert. Erst wenn Sie zustimmen, wird es wirklich umgesetzt. Stimmt eine Kategorie nicht, lehnen Sie den Testlauf ab und passen den Vorschlag an. Das kostet Sie nichts von Ihrem Kontingent.

Das Ergebnis ist nicht, dass die Arbeit verschwindet. Sie bekommt vielmehr einen festen Platz: nicht mehr zwischen anderen Aufgaben, sondern zu einem Zeitpunkt, den Sie für die Prüfung wählen. Der Agent übernimmt die Recherche, und Sie behalten das letzte Wort darüber, was in der Buchhaltung landet.

Dieses letzte Wort ist keine Formalität. Ein Agent, der Rechnungen kategorisiert, kann einen Grenzfall falsch einschätzen: eine gemischte Rechnung, eine fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, einen Lieferanten, der noch nie vorkam. Genau deshalb gibt es den Testlauf: nicht um Sie davon zu überzeugen, dass alles stimmt, sondern damit Sie es selbst prüfen können, bevor es zählt.

Buchhaltungsunterstützung ist eine der Agentenrollen im Katalog des Kundenportals, mit einem festen Monatspreis und einer festen Anzahl enthaltener Aufgaben. In den kommenden Wochen stellen wir hier jeweils eine andere Rolle vor: was sie tut und was sie bringt.