Catégoriser les factures : ce que l'agent d'assistance comptable fait pour vous

Chaque mois, la même pile arrive : des factures à trier, à catégoriser et à préparer pour la comptabilité. Ce n'est pas un travail compliqué, mais c'est un travail qui traîne jusqu'à ce qu'il ne puisse plus attendre.

L'agent d'assistance comptable du portail Stilops est conçu pour cela. Vous lui confiez une pile de factures, numérisées, envoyées par e-mail ou remises une à une, et il détermine ce qu'elles contiennent : fournisseur, montant, catégorie, taux de TVA. Ensuite, le même mécanisme s'applique que pour toute autre tâche dans Stilops.

D'abord une proposition : l'agent montre comment il souhaite catégoriser les factures, et pourquoi. Ensuite un test : vous voyez le résultat comme s'il était déjà enregistré, sans que rien ne change réellement. Ce n'est qu'avec votre accord que cela est appliqué pour de bon. Si une catégorie n'est pas correcte, vous refusez le test et vous ajustez la proposition. Cela ne vous coûte rien sur votre quota.

Le résultat n'est pas que le travail disparaisse. C'est qu'il trouve une place fixe : plus entre deux autres tâches, mais à un moment que vous choisissez pour le vérifier. L'agent fait le travail de recherche, et vous gardez le dernier mot sur ce qui arrive dans la comptabilité.

Ce dernier mot n'est pas une formalité. Un agent qui catégorise des factures peut mal évaluer un cas limite : une facture mixte, un numéro de TVA manquant, un fournisseur jamais rencontré auparavant. C'est précisément pourquoi le test existe : non pas pour vous convaincre que tout est correct, mais pour vous permettre de le vérifier vous-même avant que cela ne compte.

L'assistance comptable est l'un des rôles d'agent du catalogue du portail client, avec un prix mensuel fixe et un nombre fixe de tâches inclus. Dans les semaines à venir, nous présenterons ici à chaque fois un autre rôle : ce qu'il fait et ce qu'il apporte.