Zaterdag zonder scheidsrechter: wie vult het rooster aan?

Donderdagavond, kwart voor negen. De secretaris van een voetbalvereniging zit achter een spreadsheet. Zaterdag zijn er zes wedstrijden, de kantine moet open, en twee scheidsrechters hebben zich afgemeld via de groepsapp. Tussen de berichten over een zoekgeraakte sleutel staat er één van een ouder die liever niet meer achter de bar staat.

Dit is geen drama. Het is elke week hetzelfde werk, en het komt neer op puzzelen met mensen die het naast hun baan doen.

Hoe het rooster nu ontstaat

Meestal begint het met het rooster van vorige week. Dat wordt gekopieerd, aangepast voor de nieuwe wedstrijden en rondgestuurd. Daarna komen de reacties: iemand kan niet, iemand ruilt, iemand vergeet te antwoorden. Wie telt nog bij hoeveel diensten een vrijwilliger dit seizoen al heeft gedraaid? Meestal niemand, tot er iemand zegt dat het niet eerlijk verdeeld is.

Daar komen de losse klussen bij. Een wervingsoproep voor het jeugdtoernooi, een herinnering dat een VOG bijna verloopt, een overzicht voor het bestuur. Elk onderdeel kost weinig tijd. Samen vullen ze een avond per week, en die avond is onbetaald.

Een rekensom, met je eigen getallen

Neem aan dat je per week drie kwartier kwijt bent aan het rooster zelf, een half uur aan het naloopwerk van afmeldingen, en een half uur aan oproepen en overzichten. Dat is ruim een uur en drie kwartier. Over een seizoen van veertig weken zijn dat zeventig uur. Dat getal is een aanname, geen meting: vul zelf in hoeveel het bij jullie is. Pas daarna heeft vergelijken zin.

Reken in uren, niet in euro's. Een vrijwilliger die zeventig uur per seizoen aan roosters besteedt, heeft die uren niet voor training, contact met ouders of het jeugdtoernooi.

Wat een agent hiervan overneemt

De rol Vrijwilligerscoördinator maakt eerlijk verdeelde bar-, scheidsrechters- en rijschema's, vult gaten, schrijft wervingsoproepen per klus en houdt het VOG-overzicht met vervaldata bij. In het voorbeeld van donderdagavond betekent dat: de agent legt het rooster naast wie al hoe vaak heeft gedraaid, stelt een verdeling voor, en zet voor het gat dat overblijft een wervingsoproep klaar met de dag, de tijd en wat er van iemand verwacht wordt.

Wat hij niet doet: zelf mensen aanschrijven. Wat naar je leden gaat, beslis jij.

Waarom je een uitkomst goedkeurt, geen voornemen

Veel software vraagt je vooraf akkoord op een voornemen: "ik ga het rooster vullen en de vrijwilligers informeren". Je kunt dan alleen hopen dat de uitvoering past bij wat je dacht. Bij een rooster gaat dat mis op de details. Is de vader die vorige week al twee keer stond nu weer ingedeeld? Staat de oproep in de toon die bij jullie club past?

Bij Stilops zie je eerst een testrun. Je ziet het rooster zoals het zou worden, de oproep zoals hij zou luiden, en wat er zou worden verstuurd. Pas als dat klopt, keur je het goed. Keur je het niet goed, dan is er niets uitgegaan. Goedkeuren blijft mensenwerk, ook als dat een paar minuten kost die je liever niet zou hebben. Dat is een keuze: het maakt het systeem minder snel dan een agent die zelf verstuurt, en dat vind je terecht voor wat naar leden en ouders gaat.

Wat het kost, en wat je ervoor terugkrijgt

De Vrijwilligerscoördinator kost 99 euro per maand, exclusief btw, en bevat 40 taken per maand. Een extra taak kost 2,50 euro. Eén rooster voor een weekend is één taak, een wervingsoproep is er één, het bijwerken van het VOG-overzicht is er één. Reken na hoeveel taken jouw club per maand heeft: vaak blijf je ruim onder de 40.

Het gaat dan niet om de 99 euro. Het gaat om de vraag of die donderdagavond van jou blijft of niet.

Wat je morgen kunt doen

Ook zonder Stilops helpt een vaste routine: schrijf een week lang op hoeveel tijd het rooster en alles eromheen je kost. Noteer ook hoe vaak een gat pas op de laatste dag wordt gezien. Dat zijn de twee getallen waar je een beslissing op kunt baseren.

Wil je zien hoe zo'n testrun eruitziet, probeer dan de demo zonder account. Je ziet daar wat een agent zou doen, voordat je iets goedkeurt.