Facturen categoriseren: wat de Boekhoudondersteuning-agent voor je doet

Elke maand komt dezelfde stapel binnen: facturen die uitgezocht, gecategoriseerd en klaargezet moeten worden voor de boekhouding. Niet ingewikkeld werk, maar wel werk dat blijft liggen tot het niet meer kan wachten.

De Boekhoudondersteuning-agent in het Stilops-portal is daarvoor bedoeld. Je geeft hem een stapel facturen — gescand, gemaild, of los aangeleverd — en hij zoekt uit wat erop staat: leverancier, bedrag, categorie, btw-percentage. Daarna volgt hetzelfde mechanisme als bij elke andere taak in Stilops.

Eerst een voorstel: de agent laat zien hoe hij de facturen wil categoriseren, en waarom. Daarna een testrun: je ziet het resultaat alsof het al is vastgelegd, zonder dat er iets verandert. Pas als jij akkoord geeft, wordt het echt doorgevoerd. Klopt een categorie niet, dan wijs je de testrun af en pas je het voorstel aan — dat kost je niets van je quotum.

Wat dat oplevert is niet dat het werk verdwijnt. Het is dat het werk een vaste plek krijgt: niet meer tussen andere taken door, maar op een moment dat jij kiest om te beoordelen. De agent doet het uitzoekwerk, jij blijft degene die het laatste woord heeft over wat er in de boekhouding terechtkomt.

Dat laatste woord is geen formaliteit. Een agent die facturen categoriseert kan een grensgeval verkeerd inschatten — een gemengde factuur, een ontbrekend btw-nummer, een leverancier die niet eerder voorkwam. Precies daarom bestaat de testrun: niet om je te overtuigen dat het goed zit, maar om je in staat te stellen dat zelf te controleren voordat het telt.

Boekhoudondersteuning is een van de agentrollen in de catalogus van het klantenportal, met een vaste maandprijs en een vast aantal taken inbegrepen. In de komende weken laten we hier steeds een andere rol zien: wat hij doet, en wat het oplevert.